Automatisches Antworten :Autoresponder einrichten

Mit einem Autoresponder senden Sie automatisch eine Antwort auf eingehende E-Mails. Das ist ideal für Urlaubszeiten, Abwesenheiten, Empfangsbestätigungen oder kurze Hinweise an Absender. Die Einrichtung erfolgt direkt für eine einzelne Mailbox in der Technik-Konsole.

Voraussetzung

Melden Sie sich zunächst über den Kundenbereich an.

So finden Sie den Autoresponder

Öffnen Sie den Bereich E-Mail, wechseln Sie zu Mailboxen und wählen Sie die gewünschte Mailbox aus. Dort können Sie den Autoresponder bearbeiten.

Schritt 1: Status aktivieren

Stellen Sie den Status auf aktiv, damit automatische Antworten versendet werden.

Schritt 2: Optional Startzeit festlegen

Sie können bestimmen, ab welchem Datum und zu welcher Uhrzeit der Autoresponder automatisch aktiv wird. Das ist praktisch, wenn Ihre Abwesenheit erst später beginnt.

Schritt 3: Optional Endzeit festlegen

Ebenso können Sie ein Enddatum definieren. Danach wird die automatische Antwort selbstständig wieder deaktiviert.

Schritt 4: Betreff eintragen

Vergeben Sie einen klaren Betreff für die automatische Antwort.

Beispiele:

Vielen Dank für Ihre Nachricht
Abwesenheitsnotiz
Wir melden uns schnellstmöglich

Schritt 5: Mailtext verfassen

Schreiben Sie den Text, den Absender automatisch erhalten sollen. Halten Sie die Nachricht freundlich und kurz.

Beispiel:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind derzeit nicht erreichbar und melden uns schnellstmöglich zurück.

Verfügbare Platzhalter

Im Text können technische Platzhalter verwendet werden. Diese werden automatisch ersetzt.

%S = Betreff der eingegangenen Nachricht
%T = Empfänger der Nachricht
%D = Datum im Format YYYY-MM-DD
%L = Datum im Format DD.MM.YYYY
%F = Absenderadresse

Schritt 6: Intervall festlegen

Mit dem Intervall bestimmen Sie, wie oft ein Absender eine automatische Antwort erhalten kann. So vermeiden Sie unnötig viele Wiederholungen bei mehreren Nachrichten innerhalb kurzer Zeit.

Beispiel: Bei 1 Stunde erhält derselbe Absender frühestens nach einer Stunde erneut eine Antwort.

Schritt 7: Speichern

Klicken Sie auf Speichern, um den Autoresponder zu aktivieren oder zu aktualisieren.

Typische Einsatzbereiche

Urlaub und Abwesenheit
kurze Empfangsbestätigung
Hinweis auf geänderte Erreichbarkeit
automatische Erstinformation

Wenn Sie Hilfe benötigen

Wenn Sie Fragen zur Einrichtung oder zu sinnvollen Texten haben, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.

Kurz gesagt

Aktivieren Sie den Autoresponder, tragen Sie Betreff und Nachricht ein, legen Sie auf Wunsch Zeitfenster und Intervall fest und speichern Sie die Einstellungen.